Si te sientes saturado de tareas y obligaciones, si los temas pendientes se acumulan, si empleas más tiempo de lo habitual para gestionar un tema que en la mayoría de las ocasiones se resuelve en apenas unos minutos, ha llegado el momento de te pares, reflexiones y vuelvas a tomar el control de tu vida.

Hace unos días, conversando con un cliente, me comentaba lo mal que sentía porque tenía demasiados temas pendientes, conseguía finalizar algunos a duras penas y cada vez veía cómo se acumulaban nuevas tareas. Apenas le quedaba tiempo para tener vida personal y dedicaba excesivas horas al trabajo, lo que le estaba produciendo un gran desánimo.

Estaba perdiendo el control de su vida personal, ya que dedicaba cada vez más horas a trabajar, no disfrutaba con lo que estaba haciendo y se sentía cansado, preocupado y abatido. Al final, me comentaba que había perdido la alegría, la capacidad de divertirse y no sabía cómo podía parar esta cascada de insatisfacción y frustración.

Ante esta situación le pedí que reflexionáramos juntos qué hacia a lo largo del día y cómo abordaba todas esas tareas diarias.

Me comentaba que por la mañana dedicaba un tiempo a hacer una relación con los temas que tenía pendientes. A continuación procedía a establecer las prioridades que debía dar a estos asuntos y después se ponía a trabajar. Hasta aquí, yo le comente que estaba haciendo más o menos lo correcto. Pero a partir de ahí empezaban los problemas. Algunos de los temas que descubrimos, es que aunque planificaba y se imponía una disciplina de trabajo, después olvidaba lo que había planificado para proceder a “atender las urgencias”, dejando sus tareas priorizadas aparcadas encima de la mesa.

Sensación final, lo que comentábamos al principio: Frustración, desánimo y desmotivación.

El siguiente paso era ver ¿Qué hacer ante esta situación?

Algunos de los problemas detectados fueron:

  • Las urgencias
    Aunque en algunas ocasiones eran temas a resolver de inmediato, en la mayoría de las ocasiones fueron producidas por no hacer lo que debía en días pasados, o sea, realizar las tareas importantes y que tenía que haber terminado.
  • Socialización
    Permitía continuas interrupciones para conversar con algún colaborador de temas poco relevantes; atendía llamadas de teléfono que podría haber dejado hasta terminar lo que estaba haciendo; realizaba llamadas que podría haber hecho más tarde, etc.
  • Descartar sus prioridades
    Cuando se sentaba a realizar su prioridad número 1, y dado que esta era complicada, pasaba a la siguiente, así hasta la última tarea importante, dejando abierta la anterior y dejando de pensar que tenía que terminarla. ¿Motivo? Es que en ésas debía dedicar un tiempo importante a pensar y preparar, y entonces saltaba a la siguiente para intentar quitársela de encima. ¿Realidad? No dejaba de pasar de una a otra no terminando ninguna, ocupaba su mente en lo que no había hecho, y pasando a hacer las menos importantes pero que no eran tan necesarias como las anteriores. Conclusión final: Los temas importantes quedaban relegados para el día siguiente, que con seguridad, se convertían en urgencias.

El balance final de todo esto es que actuando de esta forma dejó de ser productivo, permitió la dispersión en otros asuntos que no eran tan necesarios y dejo de ser proactivo para pasar a ser reactivo.

Si estás en esta situación, no permitas que las urgencias entren en tu vida, y céntrate en realizar los trabajos importantes y que son prioritarios.

Enfoca toda tu atención y tus esfuerzos en la tarea que estás realizando, no dejes que te distraigan y acaba lo que has empezado. No saltes de un tema a otro como una mariposa de flor en flor. Ahorrarás energía y esfuerzo, te sentirás mucho más motivado si terminas lo que has empezado, además de que rentabilizarás mucho mejor su trabajo.

Evita a los ladrones de tu productividad: Llamadas, conversaciones, distracciones, etc. Aprende a decir “NO” a cosas poco importantes, y déjalas para cuando en realidad debas hacerlas. Una vez hayas concluido aquello que has empezado podrás atender nuevos temas y comprobarás cómo no sucede nada, y seguro que al final del día te sentirás mejor, sabrás que has hecho lo tenías que hacer y te quedará más tiempo para pasar a la siguiente tarea, disfrutar de aquello que deseas, o simplemente, habrás ganado un espacio para el ocio y la diversión.

Es simple, pero empezarás a ser más productivo y estarás abriendo la puerta a sentirse mejor, ya que el hecho de haber hecho lo que te habías propuesto te reforzará en este sentimiento de realización lo que hará que cada día te sientas más motivado y con mayor confianza en el cumplimiento de tus quehaceres.

Autora: Lola García, Directora de la Escuela de Profesionales, Expertos y Autores