El protocolo no es algo pasado de moda, anticuado, sino que es un elemento facilitador que nos ayuda a mantener el orden y es extremadamente útil en la resolución de problemas que se generan producto de las relaciones humanas.

El trabajo ocupa gran parte de nuestro día a día por lo que es necesario sentirnos cómodos en el lugar donde desempeñamos nuestras tareas. Respetar el espacio y el tiempo de nuestros colaboradores constituye el comienzo de una convivencia laboral armoniosa.

Conseguir una adecuada convivencia en el ambiente laboral no es una tarea tan fácil como uno espera. Compartir espacio de trabajo con personas con distintas costumbres y con personas que poseen diferentes conocimientos y actitudes, hacen que en más de una ocasión se produzcan roces entre los colaboradores y sobre todo cuando existe mucha competencia o rivalidades sin mucho sentido. 

El uso del equipo y espacios de trabajo, tu firma en el correo electrónico, la forma en que te vistes en el trabajo (ya sea que exista uniforme o no), las claves de tu ordenador, son algunos de los detalles que están incluidos en la lista de etiqueta y protocolo de una empresa.

Podemos considerar y aplicar el protocolo empresarial en tres áreas:

  1. Protocolo como individuo: tiene en cuenta la imagen e higiene personal y la actitud hacia los demás.
  2. Protocolo con los colaboradores: esta es la forma en que te diriges y tratas a tus compañeros de trabajo.
  3. Protocolo con el cliente: aquí incluimos la forma en que ofreces tu servicio al cliente, cómo lo tratas y cómo respondes a sus necesidades.

Además tenemos que tener en cuenta que, existen normas sociales, de cortesía y buena educación, que se asume que las personas conocen y practican. Si no es así, se irá generando un ambiente desagradable entre jefes y colaboradores, al punto de volverse insoportable el trabajo diario.

“La cortesía que debe presidir nuestras actuaciones cotidianas se fundamenta principalmente en el respeto y la comprensión hacia todos”. Confucio

Por esta razón me gustaría aportarte una lista con breves consejos que aunque en su mayoría suenen obvios, no siempre son llevados a cabo y al hacerlos, pueden favorecer el ambiente laboral:

  • Saludar y despedirse. Decir buenos días o buenas tardes es nuestra mejor carta de presentación. No entremos a la oficina como elefantes en una cacharrería y sin mirar a nadie, directamente a nuestro sitio como si no nos importase nada más. Estamos indicando desinterés por las personas que nos rodean. Si acompañamos nuestra entrada con una sonrisa, todavía mejor. No me cansaré de repetir que la sonrisa abrir muchas puertas y nada mejor que transmitir una actitud positiva.
  • Deja a un lado la rumorología. Es una de las actitudes más negativas en tu entorno laboral. No transmite nado positivo de tu imagen. Sé discreto no propagues rumores o chismes. En el caso que en tu círculo social o profesional, alguien esté hablando mal de otra persona, no sigas esta conducta y abstente de opinar. No te gustaría que alguien hablará de ti ni tampoco a los demás les gustaría que hablaran de ellos. No hay peor cosa que los comentarios en los pasillos, no olvides que esto puede difundirse rápidamente y no creo que sea de tu agrado que te nombrarán el chismoso de la empresa.
  • Puntualidad. Tu tiempo y el de los demás es muy valioso. Acostumbra llegar siempre a tiempo a tus juntas, reuniones, comida, etc. La puntualidad dice mucho en favor de tu profesionalidad y del desempaño de tu trabajo. La impuntualidad es considerada como una falta de respeto.
  • La cortesía es imprescindible. No trates a las personas con arrogancia y creyéndote superior o con desprecio. La amabilidad es un plus. Recuerda que la vida da muchas vueltas y que es mejor que te recuerden con afecto y no con rencor.
  • Comunicar a voces. Está muy bien y es muy productivo que te comuniques con tus colaboradores más cercanos. Ahora bien si tienes una idea o necesitas hacer una pregunta no necesitas pegar voces de manera que se entere no solo tu compañero de mesa sino el resto de la oficina. Acércate a la persona con la que deseas comunicarte y establece una conversación normal. Los tacos y las groserías no deben formar parte de tu vocabulario.
  • ¡Vanidad fuera! Tu lugar de trabajo no es una exposición de tus bienes materiales. No presumas sobre lo que tienes o dejas de tener. Además presumir y exponer de tus bienes materiales puede ser un riesgo para tu seguridad. Sé humilde y no un fanfarrón.
  • Privacidad.  Respeta tu propia privacidad y la de los demás. No vayas por ahí comentando aspectos de tu vida privada que no quieras que luego salgan a la luz o sean objeto de reproche. Sobra decir que no vayas a leer faxes, correos electrónicos o las pantallas de ordenador de tus colaboradores. Y recuerda que cuando escribas un correo electrónico, nunca escribas algo que te cause problemas si se lo reenvían a alguien más.

  • Evitar discusiones y riñas. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser los más cordiales posibles. Es posible que existan diferencias de opiniones en cuanto a determinados temas, pero siempre deben abordarse desde la tolerancia y el respeto. Todos tenemos días malos pero un comentario amable de un colaborador puede dirigir la conversación a un tono más distendido.
  • Compartir. Y esto lo llevamos bastante malLas relaciones entre colaboradores han de basarse en la confianza mutua y por ello debemos compartir la información que tengamos a nuestro alcance para lograr un mejor flujo de trabajo.
  • Mantener el orden. El  desempeño de las personas puede verse afectado al trabajar en un lugar sucio o desordenado y lleno de papeles. Nos fijamos mucho en lo que vemos y si vemos a alguien desordenado, podemos pensar que realiza su trabajo de la misma forma. Además, no cuesta nada y te da una imagen seria.
  • Ruidos los justos. Si en la empresa se permite, es lógico que nos guste escuchar música y que nos anime a hacer nuestras tareas, pero no hace falta que atruenes al resto de colaboradores. Es muy recomendable que utilices audífonos. Esta es una muestra de consideración hacia los demás y, una forma de respeto a quienes les incomoda la música a alto volumen. Otro aspecto a considerar es el de los teléfonos móviles. Resulta una verdadera locura estar escuchando tu móvil y el de los demás con distintos mensajes y distintos tonos, de manera que no te puedes concentrar. Procura tener el móvil en vibración o en silencio de manera que no interrumpa y sea molesto. Y ya por último y el colmo de los ruidos, es hablar mascando chicle y haciendo bombas o bien con la boca llena de algún alimento. Es imperdonable colgar con violencia el teléfono, y chillar o mantener un tono agresivo en nuestras conversaciones. Es el colmo de la mala imagen

  • Evita comer en el escritorio. Tu escritorio es un lugar de trabajo, no un restaurante. Los demás no tienen la obligación de soportar los olores de tu comida, en especial si se trata de comidas muy condimentadas o de ciertos alimentos con olores fuertes (cebolla, pescado, coliflor etc).
  • Imagen personal. Sobra comentar aquellos aspectos de nuestra imagen que son de gran importancia como el aseo personal y la higiene. Tienes que cuidar el no constituir el origen de conflictos molestos porque seas una fuente de malos olores o también por el contario de olores excesivos de perfumes. Es un asunto muy delicado, ¿qué harías si te tuvieran que llamar la atención? Sería un poco embarazoso. Tu atuendo no tiene que ser incómodo y caro para ser adecuado a la labor que desempeñes. Si tenemos en cuenta que vamos a pasar bastantes horas fuera de casa y que la jornada laboral es larga, lo más recomendable es seleccionar prendas que sienten bien y de tejidos adecuados, que no te ajusten ni que enseñen más de lo necesario, que te den confianza en ti mismo.
  • Prestar o pedir material. Si necesitas pedir material para tu tarea y no dispones de él en tu escritorio, perfectamente puedes pedirlo a un colaborador con amabilidad. Eso sí, por mucha confianza que tengas con esa persona, si pides prestado algo, devuélvelo. No queda nada bien no devolver las cosas.
  • Sé respetuoso con la climatización. Podemos ser calurosos o frioleros y tenemos que adaptarnos también a lo que puedan sentir en nuestro entorno. Antes de utilizar el aire acondicionado o la calefacción debemos preguntar. Si bien en muchos casos trabajar en ambientes calurosos puede disminuir la concentración de las personas, siempre es mejor preguntar y elegir entre todos una temperatura en la que cada uno dentro del espacio de trabajo esté a gusto.

Recuerda como bien dice la frase:

“La buena educación es como el perfume de las rosas, se percibe desde lejos.”

Ignacio Manuel Altamirano

Seguro que conoces más reglas de etiqueta. ¿Aplicas alguna de las anteriores? ¿Fomentas el buen clima laboral? Me gustaría conocer tu opinión

Si has llegado hasta aquí ¡Gracias por leerme!