Concertar una reunión no es un objetivo, es una táctica para lograr un objetivo. Todo lo que puedas hacer para reducir la cantidad de reuniones que tengas, o al menos el tiempo que pasas en reuniones, te representará más tiempo para trabajar en otras tareas.

Puedes organizar reuniones efectivas y rápidas si:

  • Dispones un marco de tiempo «extra corto», actuando como los profesionales que deben tomar decisiones de vida o muerte en cuestión de minutos para salvar vidas, puedes probar con encuentros de media hora. Cuando la gente sabe que tiene un período limitado para argumentar y decidir, tiende a sacar conclusiones mucho más rápidamente.
  • Evitas la charla trivial del principio, para acortar aún más la reunión. Lo mejor es comenzar rápidamente, hablando del asunto por el que han sido convocados, para enfocarlos a tomar las decisiones prontamente.
  • Diriges la reunión y tratas de tomar el control lo más rápido posible, para asegurarte de que se oriente hacia el resultado deseado. Puedes comenzar estableciendo los objetivos y reiterándolos cuando veas que la conversación se está desviando del tema.
  • Evitas las discusiones entre dos personas, que significará una pérdida de tiempo para todos los demás asistentes.
  • Invitas sólo a las partes indispensables para conseguir una reunión más efectiva. Cada persona extra, alarga al doble la duración del encuentro y acorta la eficacia a la mitad.