Probablemente, ya te hayas encontrado en esta tesitura en algún momento de tu carrera profesional. Veinticuatro horas antes del acontecimiento, con una presentación inacabada, un discurso por meditar, un atuendo por elegir y mil ideas rondando por tu cabeza “sin ton ni son”.

¡Tengo la solución!

Ahora es el momento de organizarnos y optimizar el tiempo del que dispones, para prepararlo todo. Así que relájate, disfruta del té o del café y pasemos hacer la lista de prioridades:

1. Presentación.

A día de hoy, en cualquier institución o marca profesional a la que acudas para dar una conferencia, darán por hecho que traerás una presentación apoyada en algún formato audiovisual. Por ello, la primera actividad a la que deberás dedicarle tiempo es a preparar con mimo una presentación que incluya todos los puntos a tratar.

Olvídate de los colorines, los efectos de transición y los soniquetes. Lo importante es:

  • Utilizar fondos claros con letras oscuras.
  • No incluir información redundante.
  • Evitar el exceso de información visual por cada diapositiva.
  • Esquematizar todos los contenidos, siempre que sea posible.
  • Incluir imágenes representativas y relativas a la temática.

2. Discurso.

Ahora que ya tenemos una presentación elegante y sofisticada, pasaremos a preparar nuestro discurso. Lo importante aquí es la organización exhaustiva. Esto quiere decir, que empezaremos a elaborar nuestro discurso en función de la estructura temática de nuestra presentación. Mi consejo es que no prepares una “parrafada” que vayas a leer mientras pasas las diapositivas. Todo lo contrario. Elabora un guión y, por cada apartado de tu presentación, dicta unos puntos que consideres que vayan a ser importantes y no puedas olvidar.

Tienes que ser meticuloso y coherente con lo que vayas a decir y, sobre todo, trata de ser educado a la par que profesional. Con esto me refiero a que nunca saques a colación asuntos que puedan generar mucha disparidad en el público, ya que puedes crear un conflicto de intereses. Por eso, mantente formal, centrado en tu temática e incluye pequeños guiños personales que mantengan a tu audiencia expectante e interesada. El objetivo es ser sutil pero sin pasar desapercibido. Dejando como yo digo “un rastro de Chanel Nº5”.

Recuerda, además, que te diriges a una audiencia, así que el contacto visual es imprescindible para que los interlocutores sean conscientes de que hablas con ellos y no con la pared. Por eso, asegúrate de no darles nunca la espalda cuando mires hacia tus diapositivas o revises tu guión.

3. Gadgets.

Del mismo modo que un carpintero no olvida su martillo o un médico no se deja su fonendoscopio en casa, no puedes permitirte ir a batallar sin tus armas y tu armadura.

¿Qué debemos llevar?

  • La presentación en formato digital. Asegúrate de que el formato que utilices sea compatible con los sistemas operativos de los que dispone la institución. No es la primera vez que algún ponente se queda sin apoyo visual por culpa de este detallito…

No obstante, yo te recomiendo siempre acudir con tú portátil o tableta y el correspondiente cable HDMI (cañón virtual). De este modo, te aseguras que aunque el sistema no sea compatible, puedas proyectar tus diapositivas sin problema.

  • Guión en papel y bolígrafo. Soy un tradicional, lo sé. Pero por experiencia sé que debemos confiarle a las tecnologías cometidos supervisados. Los lapsus tecnológicos juegan malas pasadas y los bloqueos siempre suceden en los peores momentos. Así que para seguridad, siempre ten a mano tú guión en papel para anotar posibles apuntes, preguntas, ideas, etc.
  • Ordenador o tableta. Como bien he dicho antes, no debes olvidar estos dos artículos. Además de los usos que ya hemos citado, pueden servirte para acceder de forma directa a contenidos de internet, que pueda ser necesario consultar por las circunstancias, o incluso a documentos propios de la nube (onedrive, dropbox…). Nunca sabes cuándo puedes demandar de un artículo o alguna ejemplificación recurrente.

¡AH! Casi se me olvida… ¡Móviles en silencio!

4. Atuendo.

“Ni es más elegante el que lleva mejor traje, ni es más humilde el que peor luce”. Aunque pueda parecer un buen momento para lucir nuestras mejores galas, no lo es. Se trata de un compromiso profesional donde lo importante es el contenido de tu mensaje y tú exposición de los hechos. Que seas el foco de atención directo, puede jugar en tu contra despistando al interlocutor.

Para cualquier ponencia yo te aconsejaría tres cosas:

  • Estudia los códigos de vestimenta de la institución a la que asistirás. Esto de ayudará a mimetizarte con el entorno y no “dar la nota”.
  • Trata de vestir sobrio sin colores excesivamente llamativos. No queremos distraer a tu audiencia sobrecargando tu apariencia. Tienes que aparentar tranquilidad y armonía con el ambiente.
  • No te excedas con el uso de complementos. No es el momento más adecuado para sobrecargarse. Tu público lo puede interpretar como un símbolo de ostentación y puedes crear una falsa imagen de soberbia. Además, tampoco es bueno el uso de muchos accesorios metalizados ya que con los focos y los proyectores, suelen producir destellos incómodos e innecesarios.

5. Simulación.

Está claro que la tranquilidad de tu despacho o de tu casa no será reproducible en el estrado. Aun así, es importante que como mínimo repases tu presentación una vez para organizarte los tiempos y los contenidos de los que vas hablar. Normalmente te estipularan un tiempo de ponencia que en grandes congresos oscila entre los 20 y los 30 minutos como máximo (depende de la organización). Por eso adecua tus tiempos y ajústalos a los márgenes preestablecidos.

Y ahora ya sí, sin más dilación, me complace decirte que ha llegado tú momento. ¡Nos vamos leyendo!

Y no lo olvides, ¡Comunica, expresa y,  sobre todo, siente!