Videoconferencias

Tips para la planificación de comunicaciones digitales

por | oct 9, 2017 | Business, Comunicación, Entrevistas y Medios de Comunicación, Imagen Personal, Marca personal, protocolo, Uncategorized, Vídeos | 0 Comentarios

Ya hemos comentado en alguna ocasión, que nuestras formas de interacción y relación social se han modificado por completo en los últimos años. De hecho, tanto es así, que casi podríamos hablar de “conectar” en lugar de conocer a la gente. Y no soy especialmente escéptico con estas nuevas dimensiones de relación social, puesto que nos han facilitado en gran medida nuestra comunicación profesional y personal. El aquí y ahora es un derecho universal que cualquier persona, con conexión a Internet, dispone. Ahora bien, ¿Sabemos sacarle partido profesionalmente?

Aunque llevamos ya muchos años navegando en estas aguas de la tecnología, a nivel profesional seguimos teniendo cierto reparo con la comunicación interprofesional a través de medios digitales. Pero ha llegado la hora de romper una lanza en favor de las “Videollamadas”. Éstas se han convertido un medio casi indispensable en nuestro entorno profesional. La globalización nos ha llevado a estar en contacto directo con profesionales de cualquier rincón del mundo que estén vinculado a nosotros o a nuestra empresa. Sin ir más lejos, cada vez se celebran más ponencias internacionales en congresos a través de Internet, e incluso se están empezando a utilizar en consultorios sanitarios economizando los desplazamientos y los tiempos de espera.

De hecho, hace relativamente poco tiempo, un paciente de una clínica en la que trabajé, solicitó la posibilidad de recibir parte de las sesiones a través de Skype. Novedoso pero a la vez con un gran potencial empresarial. Precisamente por ello, hay que tener en consideración la imagen que transmitimos a través de la pantalla que, como podréis imaginar, no sólo repercutirá en la personal sino también en la espacial.

Hace poco, pudimos ver el fragmento de una videoconferencia que se viralizó en internet, y no precisamente por su carácter profesional, sino más bien por una interrupción en directo de lo más particular.

¿CÓMO PREPARAR UNA VIDEOCONFERENCIA?

Para llevar a cabo una reunión por medio de una videollamada, debes precisar en los siguientes apartados:

  • Apariencia personal.
  • Entorno profesional.
  • Iluminación y Audio.

Apariencia personal. Probablemente, la posibilidad de realizar una entrevista o una ponencia desde la tranquilidad de tu vivienda o despacho, te inciten a relajar los códigos de vestimenta. Sin embargo, no debe caerse en ese error. Si se trata de una comunicación formal y estrictamente profesional, debes adecuar tu atuendo del mismo modo que lo harías si asistieses a esa charla físicamente. No olvidemos que tras la webcam tenemos a un público al que debemos conquistar y convencer.

 

Entorno profesional. Personalmente, no me imagino a un Neurocirujano dando una conferencia desde una cafetería mientras se come un cupcake (Y aunque parezca atrevido el ejemplo, pasa…). El entorno debe ser de lo más neutral incluso, si es posible, eliminando cargas o excesos de información visual. Lo importante es que nuestros interlocutores perciban profesionalidad, formalidad y claridad. Cuanto más carga visual exista en los fondos, mayores son los distractores que repercutirán sobre nuestro público. Por ello, para este tipo de intervenciones yo recomendaría el uso de un despacho a puerta cerrada, sin interferencias ni sonidos de fondo.

Iluminación y Audio. Una vez hemos cuidado nuestro código de vestimenta y nuestro entorno, no se nos debe pasar por alto ajustar dos puntos clave. No es la primera vez que contactamos con alguien por Skype y estamos constantemente cambiando la webcam de sitio, encendiendo y apagando luces, regulando la intensidad, etc. Tómate tu tiempo. Antes de entrar en directo, prepárate un cuarto de hora antes y ajusta todos éstos parámetros. Prueba localizaciones, juega con la luz, con el volumen e incluso haz uso de un  micrófono si fuera preciso. De éste modo ahorrarás en tiempo y vergüenza durante tu intervención.

Todos estos tips, tienen como fin no sólo optimizar tus videoconferencias, sino evitar posibles alteraciones durante el transcurso de las mismas que pueden incomodarte a ti y a tu público, llegando a interrumpirlas por minucias como éstas.